Como um software jurídico permite que advogados trabalhem à distância?

Como um software jurídico permite que advogados trabalhem à distância?

Você já parou para observar o impacto da evolução das tecnologias móveis para sua advocacia? Hoje em dia, com um bom software jurídico e um tablet ou notebook conectado à internet é possível fazer todo o trabalho que você executa da sua mesa no escritório. E sem perder a qualidade.

Essa realidade é tão viável que já existem advogados nômades digitais e escritórios que funcionam exclusivamente à distância. Lembra daquele futuro que parecia tão distante, no qual você poderia se ausentar por um período maior de tempo com a certeza de que seu escritório não pegaria fogo? Ele chegou!

Se você quiser fazer uma viagem mais longa com a cabeça tranquila, tirar um ano para conhecer o mundo ou apenas saber que vai ficar tudo bem na sua ausência, você pode! Não acredita? Então, vem cá conhecer os mitos que afastam você e sua equipe do trabalho remoto e como combatê-los com um software jurídico!

7 mitos sobre trabalho remoto e como combatê-los com um software jurídico

Mito nº 1: Eu vou perder o controle da minha equipe

Muitos advogados que desempenham papel de liderança não se ausentam do escritório por ter absoluta certeza de que o caos vai se instaurar no local assim que eles saírem pela porta. Se você também é refém desse pensamento, pode se tranquilizar e abrir a mente para novas possibilidades. Porque, afinal de contas, elas existem e estão cada vez mais próximas de você.

Com um software jurídico completo você se mantém informado em tempo real sobre o andamento das atividades da equipe. É possível ter uma visão panorâmica da situação mesmo à distância. Assim, você não vai precisar ligar no escritório e nem mandar um Whatsapp sempre que quiser saber como a equipe está se comportando e a quantas anda o tratamento das demandas.

Delegar tarefas também não precisa ser um bicho papão quando você está longe do escritório. Com um software jurídico você pode aproveitar o tempo de espera no aeroporto, por exemplo, para atribuir atividades com agilidade pelo aplicativo mobile! Ah, e sempre que alguém concluir alguma tarefa que você demandou, você recebe uma notificação! Viu como é possível manter o controle mesmo em movimento?

Mito nº 2: A qualidade no atendimento dos meus clientes vai cair drasticamente

Nós entendemos essa preocupação. Afinal, cliente mal atendido pode, eventualmente, virar ex-cliente, não é mesmo? Mas em um universo em que notebooks, tablets e celulares são ferramentas que servem como trabalho, banco, lazer, restaurantes e várias outras funções,existe uma grande abertura para revolucionar os padrões de atendimento.

Caso contrário, como seria possível existir advogados que vivem o nomadismo digital e escritórios virtuais se mantendo sustentáveis e lucrativos? Para um atendimento remoto de qualidade ser viável é preciso contar com as ferramentas certas. Entre os benefícios do sistema para advogados está a possibilidade de manter um histórico completo dos atendimentos. Essa alternativa é importante por dois motivos principais: o primeiro é deixar o atendimento mais personalizado e não depender da memória. E o segundo é garantir que o cliente vai ser bem atendido ainda que não seja por você. Afinal, se o histórico estiver completo e atualizado no software jurídico, os colaboradores vão poder se inteirar de todo o caso e dar sequência a uma assistência de excelência.

No ebook sobre excelência no atendimento, nós explicamos, com dicas e exemplos reais, como usar o histórico a favor do seu atendimento. Outro recurso que pode ser muito útil no atendimento remoto é o acesso do cliente.

Mito nº 3: Não vou ter à mão todas as informações que preciso

Nós já falamos algumas vezes aqui no blog sobre a necessidade de confiar na tecnologia para armazenar e consultar informações. Também abordamos a importância de conhecer o sistema de armazenamento do software jurídico online que você usa ou vai utilizar. Afinal, uma rotina de trabalho mais móvel exige uma boa segurança da informação. Dessa forma, é possível garantir a proteção de todos os seus dados e ter certeza de que não vão se perder no buraco negro da internet.

Mito nº 4: Vou correr muito mais risco de perder prazos

Pior do que a possibilidade de perder um documento importante é correr risco de não cumprir um prazo, certo? Essa é, talvez, a maior preocupação dos líderes de escritórios de advocacia. Pode ser esclarecedor ou até assustador ler isso, mas a sua presença no escritório não precisa ser crucial para que os prazos sejam concluídos.

Basta alguns segundos pensando sobre o assunto para perceber que muitas atividades relativas a advocacia já foram automatizadas. Hoje em dia é possível fazer tudo à distância – com exceção das idas ao fórum (pelo menos por enquanto). Com um software jurídico essa possibilidade ganha ainda espaço.

O controle avançado do software jurídico permite que os prazos sejam cumpridos de forma mais confiável, mesmo com uma ou mais pessoas da equipe trabalhando remotamente. É possível controlar tarefas, restringir acesso às informações críticas dos prazos e visualizar todas as atividades pendentes, em execução e finalizadas. Com poucos cliques, o usuário pode, por exemplo, ficar sabendo o que está prejudicando o cumprimento de determinado prazo e priorizar ações para finalizar tudo a tempo.

Além de permitir a criação de uma lista de atividades atrelada a cada prazo, o software notifica os usuários sempre que houver qualquer movimentação relativa a ele.

Mito nº 5: Não vou conseguir acompanhar todos os meus processos

Como você vai conseguir gerenciar todos os seus processos à distância? Com um software jurídico que permita uma gestão de processos inteligente e para garantir que você realmente acompanhe cada atualização, o sistema envia alertas sempre que houver qualquer movimentação. E como o software é online, você pode ter acesso a todas as informações sobre seus processos de qualquer dispositivo conectado à internet. Se você vai fazer isso da mesa do seu escritório, de um hotel em Paris ou de um evento para advogados em São Paulo, a escolha é sua!

Mito nº 6: Minha produtividade vai cair

Muito pelo contrário! É claro que, independente de onde você estiver, buscar um cantinho confortável e favorável para a concentração é fundamental. Mas, ao contar com um software jurídico completo e online, que reúne todas as ferramentas de gestão de escritório, clientes, prazos, financeira, equipe e processos em um único lugar, você ganha tanto em produtividade quanto em organização!

Mito nº 7: Alguém vai cometer um erro que não vou conseguir resolver

Infelizmente, erros acontecem, com ou sem a sua presença no escritório. A boa notícia é que dá para contar com a tecnologia para evitá-los! Com um software jurídico pode restringir o acesso a algumas áreas do sistema. Dessa forma, é possível definir quem pode visualizar ou editar determinadas informações cadastradas no software.

Por exemplo: o estagiário não pode excluir nenhuma informação cadastrada no sistema, mas pode incluir documentos, alimentar o histórico e redigir peças jurídicas. A secretária de advogado pode visualizar todas as atividades cadastradas na agenda, mas não pode editá-las ou excluí-las. Assim por diante.

Conclusão

Depois de desconstruir os sete principais mitos quando o assunto é mobilidade na advocacia, você já pode contratar o melhor software jurídico independente do tipo de carreira que você decidiu seguir, é muito importante transformar o uso do software jurídico em parte da cultura do escritório. Instrua sua equipe para alimentar o histórico do cliente da maneira adequada, atualizar o status das tarefas e tratar os casos e processos. Quanto mais centralizada estiverem as informações, mais organizado e produtivo é o trabalho individual e da equipe.

E quando houver desejo ou necessidade de trabalhar fora do escritório, vai ser muito mais tranquilo para você, para os colaboradores e também para os clientes. 😉