Conheça 7 tecnologias para escritório de advocacia

Conheça 7 tecnologias para escritório de advocacia

Fonte: Júris correspondente

As tecnologias para escritórios de advocacia são fundamentais para um bom andamento dos negócios. Quem atua nesse segmento sabe que, muitas vezes, a organização da rotina de trabalho e das atividades a serem executadas fica comprometida caso não existam ferramentas adequadas auxiliando os profissionais. Tendo em vista essa realidade, trouxemos no post de hoje 7 tipos de tecnologias para escritórios de advocacia. Falaremos de softwares, aplicativos, sistemas de informação e muito mais. Confira a seguir!

1. Assinatura Digital

O meio jurídico é conhecido por ser cheio de ritos legais que envolvem elevados níveis de formalidade. Pensando na natureza dessa atividade, não poderia ser diferente.

Afinal, operar os mecanismos das instituições da justiça implica em documentar todo e qualquer procedimento, de modo a conferir transparência aos atos. A propósito, em se tratando de documentação, não podemos nos esquecer do registro que confere validade legal ao documento: a assinatura.

O dia a dia dos escritórios de advocacia é tomado por assinaturas, tanto para documentos corriqueiros — como petições intermediárias — quanto para aqueles de maior importância — como petições iniciais, recursos de apelação, petições de tutela antecipada e demais formalidades que fazem parte dos processos.

Por vezes, a ausência do advogado no escritório causa alguns constrangimentos em função da necessidade de se assinar tantos papéis. Nesse sentido, a assinatura digital de documentos em PDF pode ser uma ajuda e tanto, uma vez que deixa de existir a necessidade de se assinar cada documento fisicamente.

Além disso, com o avanço da tecnologia, todas as repartições judiciárias estão implementando o processo eletrônico. Sendo assim, a assinatura digital torna-se indispensável para que o advogado possa atuar em seus processos.

2. Cloud Computing

A gestão e armazenamento de arquivos em nuvem (cloud computing), definitivamente, veio para ficar. Tanto para gerenciamento de atividades individuais quanto para a organização de atividades coletivas, essa é uma ferramenta muito útil.

A aplicação dessa tecnologia para escritórios de advocacia, por uma série de motivos, também é primordial. Imagine, por exemplo, a necessidade de se acompanhar processos nos quais vários advogados estão envolvidos. Ou então a produção de pareceres de forma conjunta, em que mais de uma pessoa edita o documento ao mesmo tempo.

A essas aplicações, podemos acrescentar algumas outras, tais como:

  • Acesso remoto a arquivos: tudo estará salvo na nuvem, de modo que não é necessário estar próximo de seu computador pessoal para baixar ou visualizar documentos;
  • Grande capacidade de armazenamento: a depender do serviço de cloud computing contratado, torna-se viável armazenar grandes volumes de arquivo, com a segurança de que as informações não se perderão;
  • Compartilhamento de arquivos: determinadas pastas dos arquivos de sua nuvem poderão ser compartilhadas com diferentes pessoas. Ao mesmo tempo, será possível restringir acesso a determinados ambientes, de modo a assegurar um repositório para arquivos confidenciais.

3. Canais de atendimento online

Outro aspecto importante se tratando de tecnologias para escritórios de advocacia, é a informatização do relacionamento com o cliente. Com isso, queremos dizer que se faz necessário criar canais de comunicação online.

No site do escritório, por exemplo, pode haver uma seção destinada à avaliação preliminar de casos, por meio de um chat. Respostas mais simples e triagem de casos podem ser realizadas virtualmente, sem necessidade de atendimento físico individual para cada interessado.

É muito importante também que o escritório esteja inserido nas redes sociais, de modo a ampliar sua rede de relacionamento e seu alcance a possíveis clientes.

Considere também centralizar todas as informações sobre os casos acompanhados de forma digital. Utilizando planilhas e outras ferramentas, como um software jurídico, pode-se criar algumas categorias de informação (status do processo, data do início da intervenção, honorários cobrados etc.) para gerenciamento da situação de cada cliente.

4. Softwares Jurídicos e Big Data

software jurídico constitui uma espécie de refinamento das possibilidades de aplicação do cloud computing, que pode, inclusive, ser uma das ferramentas do software jurídico.

Isso porque com um software é possível criar um sistema de informação para gerenciamento de dados, o que inclui a geração de relatórios e a criação de filtros para acesso a informações estratégicas.

A partir dessas funcionalidades é possível ter um ganho de produtividade incrível. Pense, por exemplo, nos grandes intervalos de tempo para se organizar determinados tipos de informações. Muitas vezes os arquivos nem sequer estão em uma mesma base de dados ou local, o que demanda um esforço ainda maior de gerenciamento.

Por isso, dentre as tecnologias para escritórios de advocacia, uma grande ferramenta de organização de informações é o Big Data. O termo define conjuntos grandes e complexos de dados (big data significa algo como “dados grandes”), que podem ser segmentados e organizados de um modo funcional para facilitar seu uso.

Os sistemas de Big Data reúnem um enorme volume de dados que podem ser dispostos de modo a facilitar sua análise para verificar tendências da área, padrões de decisão judicial e estratégias para a atuação jurídica, além de organizar informações importantes para a gestão do escritório.

O objetivo do Big Data é dar valor aos dados e torná-los mais úteis, otimizando processos. Por isso, tem como princípios os cinco Vs: Volume, Valor, Veracidade, Variedade e Velocidade.

A depender do tamanho do escritório, o uso desse tipo de tecnologia chega a ser indispensável. Tenha em vista que o número de casos gerenciados pode chegar à casa das centenas, de modo que é inviável não se valer da informatização.

5. Inteligência artificial

Inteligência artificial não é mais coisa de ficção científica! Muitos softwares com esse tipo de tecnologia podem ser implantados para o aumento de produtividade de um escritório.

Dentre eles, há os chatbots: programas que têm capacidade de interagir diretamente com o usuário e respondê-lo, como se fossem “robôs” (bots) cortando o intermediário da comunicação, que também desperdiça tempo que poderia ser usado em atividades mais complicadas.

Se a existência de um sistema de relacionamento digital com o cliente foi uma dica muito importante, a utilização de chatbots pode tornar essa comunicação mais rápida e prática, deixando apenas questões mais complexas para que os trabalhadores do escritório precisem responder.

É possível, até mesmo, utilizar bots mais completos que tenham uma capacidade de resposta maior e o poder de aprender à medida que respondem a uma maior quantidade de perguntas, identificando uma variedade maior de questionamentos e correspondendo-os com as réplicas adequadas.

6. Reuniões virtuais

No mundo contemporâneo, as tecnologias têm permitido cada vez mais que o advogado foque no trabalho jurídico ou na administração do escritório e otimize o tempo gasto em outros assuntos.

Nesse contexto, a comunicação digital é extremamente útil e não precisa servir só para prospectar novos clientes ou realizar uma triagem de casos, como explicado.

Assim, outra forma de minimizar o tempo perdido são reuniões via programas de comunicação digital por áudio e vídeo, como SkypeUberConference Google Hangouts. Eles podem ajudar muito a se relacionar com contratantes de forma rápida e eficiente, especialmente para o contato com clientes constantes e que não vivem na mesma cidade.

Além do mais, fica muito mais fácil conciliar horários sem precisar se deslocar e se preocupar com trânsito. Assim, mesmo para quem tem apenas clientes locais, as teleconferências e videoconferências são excelentes formas de se comunicar com eles sem perder tempo precioso, que pode ser empregados em outras pendências.

Aliás, para quem quer comunicação rápida, os já tradicionais aplicativos de mensagens, como WhatsApp Telegram, também são uma excelente opção. Além de facilitarem a conversa, eles ainda permitem ligações ilimitadas com áudio e vídeo via internet direto do celular.

Não é mais necessário esperar a resposta de um e-mail por horas, sem saber se foi lido, se existem formas mais simples e diretas de se comunicar. Nem toda formalidade é útil para o dia a dia!

7. Agenda Eletrônica

Como todos sabem, a vida de um advogado não é nada fácil. A depender da área de atuação do profissional, faz-se necessário comparecer a várias reuniões e audiências e passar umas boas horas analisando processos. Tudo isso em um mesmo dia.

Como não perder nenhum compromisso ao longo de uma semana ou não se esquecer de uma obrigação? Muitas pessoas ainda utilizam a velha agenda de papel, que ainda é muito útil, diga-se de passagem.

No entanto, frente a tantas demandas, o ideal mesmo é a utilização de uma agenda eletrônica. Algumas dessas ferramentas enviam com antecedência uma notificação via e-mail ou um simples alerta para o seu dispositivo móvel, algumas horas ou minutos antes do compromisso agendado.

É possível também enviar um convite por e-mail para a pessoa que se pretende encontrar. A partir do momento em que o convidado aceita o convite, quem marcou a reunião terá o compromisso registrado em sua agenda automaticamente.

Isso evita alguns contratempos, como aqueles encontros marcados apenas verbalmente, dos quais muitas pessoas se esquecem pouco tempo depois.

Ademais, poder visualizar de forma mais rápida e fácil quais são os horários vagos ou já preenchidos em sua agenda também ajuda muito na organização da rotina. Assim, é possível marcar compromissos sem medo de sobrepor uma ocupação sobre outra no mesmo horário.

Com o post de hoje esperamos ter trazido bons esclarecimentos quanto à importância de algumas tecnologias para escritórios de advocacia. Fique atento, principalmente, àquelas ferramentas que poderão trazer ganhos em termos de organização e produtividade a sua rotina de trabalho.